Contractmanagement in een circulaire samenwerking

Hoe krijg je het voor elkaar dat meerdere partijen, die normaalgesproken niet samenwerken, gezamenlijk actie ondernemen om bij te dragen aan jouw duurzame ambities?

Het begint met een open dialoog, zet al je partners aan tafel en deel je ambities. Laat ze meedenken over wat zij kunnen en willen doen om deze mede te realiseren. Leg de afspraken duidelijk en transparant vast in een raamovereenkomst om hier actief op te sturen.

“We helpen je een circulaire samenwerking te realiseren. Ook als je te maken hebt met verschillende contracten en looptijden.”

Leg afspraken vast in een kringloopovereenkomst

Stel dat je kartonnen koffiebekers niet langer als restafval wilt afvoeren, maar als grondstof voor hygiënepapier wilt inzetten. Wanneer je deze kringloop tot stand wilt brengen, dan is je afvaldienstverlener een belangrijke factor. De inzameling moet misschien anders ingericht worden en je afvalpartner moet zorgdragen dat de gebruikte bekers in schone balen naar de toilethygiënefabrikant worden gebracht. Daarnaast heeft jouw service- en distributiepartner een belangrijke rol. Namelijk om te zorgen dat het toilet- en handdoekpapier dat er van gemaakt wordt, weer aan jou geleverd wordt.

Zoals je wellicht al merkt hebben al deze partijen elkaar nodig en zullen dus onderling afspraken met elkaar gemaakt moeten worden om de kringloop tot stand te brengen. Hierin is een rol weggelegd voor de inkoper. Vanuit zijn of haar rol heeft hij of zij met alle partijen contact – het is hun taak, eventueel samen met de contractmanager, om ervoor te zorgen dat de benodigde afspraken er komen en dat deze worden nageleefd.

Wie is verantwoordelijk voor de gemaakte afspraken?

Wanneer je middels een circulair inkoopproces op zoek gaat naar circulaire oplossingen dan zoek je naar leveranciers die jouw duurzaamheidsambities het beste kunnen realiseren. Wie verantwoordelijk is voor de naleving van de gemaakte afspraken verschilt per organisatie. Wanneer er sprake is van een kringloopsamenwerking zijn vaak de facilitair manager, inkoper en een contractmanager betrokken.

• Facilities heeft vooral een beleidsrol, niet zozeer de dagelijkse controle.
• De contractmanager is verantwoordelijk voor het beheer van de contracten en zal hier actief op sturen.
• De inkoper is verantwoordelijk voor het begeleiden van de aanbesteding. Vanuit zijn/haar rol worden ook de afspraken met alle betrokken partijen gemaakt in samenspraak met de facilitair manager.

In vrijwel alle gevallen kunnen de afspraken gemaakt worden binnen de bestaande contracten. Soms is het nodig om een contract te wijzigen. Voor een afvaldienstverlener die nu één afvalstroom ophaalt en plotseling koffiebekers apart gaat inzamelen zal er iets in het contract gewijzigd moeten worden. De overall overeenkomst kan gewoon doorlopen, je past alleen enkele KPI’s aan.
 

Afspraken vastleggen

Om te borgen dat partijen die onderliggend in de kringloopsamenwerking de afspraken nakomen wordt in de meeste gevallen een kringloop-overeenkomst opgemaakt. Dit is een raamovereenkomst die boven de andere overeenkomsten komt te hangen. Hierin verwijs je alleen naar de onderliggende contracten. Zijn er dan geen valkuilen? Je blijft uiteraard afhankelijk van de bereidheid van jouw partners. Uit onze ervaring blijkt dat dit zelden tot nooit voorkomt, vaak zijn het namelijk partijen die écht willen en dan helpt een overeenkomst om de richtlijnen met elkaar scherp te krijgen en te houden.