Tips voor het schrijven van een duurzame aanbesteding

Brian Jansen op 25 augustus, 2020

Duurzaamheid wordt steeds belangrijker. De Nederlandse overheid heeft de ambitie dat Nederland in 2050 volledig circulair is. Om deze reden zien we dat organisaties meer circulair inkopen. Circulair inkopen houdt in dat de faciliteiten die worden ingekocht om de onderneming optimaal te laten functioneren tegelijkertijd invulling geven aan circulaire doelstellingen – denk hierbij aan het inzetten van afvalstromen als grondstof voor nieuwe producten die je vervolgens weer inkoopt.

Wanneer jouw organisatie aanbestedingsplichtig is en duurzaam wil inkopen, dan wil je duurzaamheid of circulariteit meenemen in de uitvraag.

Maar hoe schrijf je de uitvraag zo op dat je uiteindelijk ook een duurzame oplossing aangeboden krijgt? In deze blog geef ik een aantal tips waarmee je een duurzame aanbesteding uitschrijft.

Laat je niet leiden door de prijs

We zien vaak dat in aanbestedingen naar duurzame oplossingen wordt gevraagd, maar dat in de prijs-kwaliteit balans het aspect prijs zwaarder weegt dan duurzaamheid. Wanneer de nadruk teveel ligt op prijs dan zorgt dit voor een scheve verhouding. De oplossing die je krijgt aangeboden is wellicht helemaal niet zo duurzaam als dat je wenst.

Wanneer je een aanbesteding uitschrijft gericht op duurzaamheid, laat duurzaamheid dan ook zwaarder meewegen dan prijs.

Vraag advies van experts in de markt

Hoe zorg je ervoor dat duurzaamheid de rode draad vormt in je uitvraag? Het is heel gemakkelijk om te vragen naar duurzaam toiletpapier, maar wat houdt dit in? Wanneer is een oplossing nu echt duurzaam?

Neem in je marktconsultatie het advies mee van externe partijen. Zij kunnen duurzaamheid uitleggen, waar je aan moet denken en het belangrijkste – waar je naar moet vragen om uiteindelijk ook de meest duurzame oplossing te kunnen kiezen.

Denk daarbij aan variabelen als hergebruik van materialen, milieukeurmerken, CO2-emissies en vergelijkbare factoren die van invloed zijn op de mate waarin het product aan een niveau van duurzaamheid voldoet en ook getoetst kan worden.

Ga uit van gunningsambities in plaats van gunningscriteria

Bij het opstellen van een aanbesteding neem je gunningsambities of -criteria op.

Ambities zijn geen harde eisen, maar met je uitvraag daag je de markt uit om een plan van aanpak te presenteren hoe zij jouw ambities gaan realiseren. Criteria zijn randvoorwaarden waaraan een leverancier móet voldoen – denk aan specifieke certificeringen.

Wanneer je duurzaamheid wil opnemen in je aanbesteding, ben dan niet te voorzichtig in je uitvraag. Het is niet raar om harde eisen te stellen zoals CO2 -neutrale productie of een Cradle to Cradle certificaat.

Als je als organisatie duurzaam wil zijn moeten certificeringen of keurmerken de basis vormen van de uitvraag.

Hoe WEPA organisaties helpt in het aanbestedingstraject

De meeste organisaties hebben een globaal idee wat ze willen en schrijven op basis daarvan een aanbesteding. We zien dat bij de meeste aanbestedingen er echter weinig aandacht is voor specifieke gebieden.

Bij het opstellen van de uitvraag wordt niet gedacht vanuit de diverse gebruikers binnen één organisatie – de handzeep die wordt gebruikt op werkplaatsen is wellicht anders dan de handzeep in de toiletruimtes op het hoofdkantoor.

Door organisaties te adviseren voordat ze een aanbesteding uitschrijven, helpen wij ze om antwoord te geven op de vraag: “Wie zijn wij als organisatie? Wat gebruiken we nu – niet alleen op kantoor maar door het hele bedrijf heen?”

Door hier vooraf over na te denken is het mogelijk om specifieker uit te vragen zodat organisaties niet alleen duurzaamheid toevoegen aan de organisatie, maar ook de juiste duurzame producten inkopen.

Delen:

Brian Jansen
Account Manager | Sustainability | Circular toilethygiene